Un cabinet médical qui évolue, par exemple en accueillant un assistant médical, doit se poser la question du secrétariat. Recruter en direct ou passer par un prestataire ? Chaque option répond à des contraintes différentes. Voici un comparatif organisé par critères, pour décider avec méthode.
Critère 1 : le coût
Recrutement sur place. Le coût comprend le salaire brut, les charges patronales, les congés payés, la formation, l’équipement du poste et le temps de gestion des ressources humaines. Il est fixe, quelle que soit l’activité.
Externalisation. Le coût dépend de la formule choisie, du volume d’appels et des plages horaires couvertes. Il est en général plus variable et plus lisible, mais il varie selon les prestataires. Il faut comparer des offres identiques (périmètre, horaires, nombre d’appels inclus).
Critère 2 : la disponibilité
Recrutement sur place. La secrétaire est présente aux horaires de son contrat. Les congés, arrêts maladie et pauses créent des plages sans réponse, sauf si une remplaçante est prévue.
Externalisation. Les plages couvertes sont définies au contrat et peuvent inclure les pauses déjeuner, les soirées ou les jours de fermeture. Un prestataire mutualise ses équipes, ce qui limite le risque de plage non couverte.
Critère 3 : la connaissance du cabinet
Recrutement sur place. Avantage net : la secrétaire connaît les patients, les habitudes, les équipements. Elle peut gérer des situations imprévues avec un lien direct à l’équipe.
Externalisation. La connaissance passe par des consignes écrites et un échange régulier avec le prestataire. Plus ces consignes sont précises, plus la prise en charge est cohérente.
Critère 4 : la qualité et la confidentialité
Dans les deux cas, le secrétariat médical manipule des données de santé. Un prestataire externe doit pouvoir présenter ses engagements en matière de confidentialité et de protection des données (secret professionnel, règlement général sur la protection des données, hébergement des données de santé selon les cas). Il est légitime de les demander avant de signer.
Critère 5 : la souplesse
Recrutement sur place. Un contrat de travail est un engagement durable. Ajuster le volume d’heures demande une procédure.
Externalisation. Le contrat de prestation peut généralement être ajusté plus facilement, selon ses clauses (durée d’engagement, préavis).
Tableau de synthèse
| Critère | Recrutement sur place | Externalisation |
|---|---|---|
| Coût | Fixe, charges incluses | Variable selon la formule |
| Disponibilité | Selon le contrat et les absences | Selon les plages prévues au contrat |
| Connaissance du cabinet | Forte | Dépend des consignes |
| Confidentialité | Obligations de l’employeur | À vérifier chez le prestataire |
| Souplesse | Limitée par le contrat de travail | Selon les clauses |
Quand l’externalisation est particulièrement adaptée
Elle est souvent envisagée dans trois situations : un volume d’appels irrégulier, des horaires élargis à couvrir, ou un cabinet qui change d’organisation, par exemple à l’arrivée d’un assistant médical. Dans ce dernier cas, elle peut constituer l’« autre organisation de secrétariat » évoquée par l’Assurance Maladie lorsque le poste de secrétaire évolue, sous réserve de validation par la CPAM.
Quand le recrutement reste préférable
Un cabinet qui a besoin d’une présence physique à l’accueil, pour recevoir les patients, gérer les encaissements ou les papiers, aura de toute façon besoin d’une personne sur place. L’externalisation du téléphone n’y répond pas. Les deux solutions peuvent d’ailleurs se combiner.
Les questions à poser à un prestataire
- Quelles plages horaires sont couvertes, et que se passe-t-il en dehors ?
- Les secrétaires sont-elles formées au vocabulaire et aux urgences médicales ?
- Comment les consignes du cabinet sont-elles intégrées et mises à jour ?
- Quelles sont les clauses de durée, de préavis et de modification de la formule ?
- Quels engagements sur la confidentialité et la protection des données de santé ?
- Comment sont restitués les appels (messages, comptes rendus) ?
En résumé
Il n’y a pas de bonne réponse universelle. Le bon choix dépend du volume d’appels, du budget, des horaires et de la place de l’assistant médical dans l’équipe. Pour comparer le coût de l’aide et celui du poste, et voir comment le secrétariat peut s’articuler avec le travail en salle, il est utile de partir d’un état des lieux précis de ses appels.
Sources
- Assurance Maladie, circulaire CIR-25/2024 du 31 juillet 2024
- Assurance Maladie, « Modalités générales du dispositif d’aide à l’emploi d’un assistant médical », ameli.fr
